書類の保存期間｜TMK記帳代行サービス

会計書類は、会社法、法人税法、所得税法などの税法や、書類の種類に応じて、それぞれ保存期間が定められています。

 

 

法人

保存期間10年（会社法）

申告書一式、総勘定元帳、決算書、現金出納帳、固定資産台帳、売上帳、仕入帳、その他帳簿

 

 

保存期間7年（法人税法）

通帳、領収書、請求書、棚卸表、契約書、見積書、その他証憑類

 

 

個人事業主（青色申告）

保存期間7年

申告書一式、総勘定元帳、決算書、現金出納帳、固定資産台帳、売上帳、仕入帳、その他帳簿
通帳、領収書、請求書、棚卸表など

 

 

保存期間5年

契約書、見積書、その他証憑類

 

 

個人事業主（白色申告）

保存期間7年

法定帳簿（収入金額や経費を記載したもの）

 

 

保存期間5年

任意帳簿（法定帳簿以外に任意で作成したもの）
通帳、領収書、請求書、棚卸表、その他証憑類

 

 

電子データでの保存

一定の要件を満たし届出を提出すれば、一部の書類について電磁的記録が認められています。
最近の税制改正により要件が緩和しましたが、依然要件は厳しいように思います。

 

要件（国税庁のＨＰより抜粋）

要件1　訂正・削除履歴の確保（帳簿）　施行規則第3条第1項第1号
　帳簿に係る電子計算機処理に、次の要件を満たす電子計算機処理システムを使用すること。
(イ) 帳簿に係る電磁的記録に係る記録事項について訂正又は削除を行った場合には、これらの事実及び内容を確認することができること
(ロ) 帳簿に係る記録事項の入力をその業務の処理に係る通常の期間を経過した後に行った場合には、その事実を確認することができること

 

 

要件2　相互関連性の確保（帳簿）　施行規則第3条第1項第2号
　帳簿に係る電磁的記録の記録事項とその帳簿に関連する他の帳簿の記録事項との間において、相互にその関連性を確認できるようにしておくこと

 

 

要件3　関係書類等の備付け　施行規則第3条第1項第3号
　帳簿に係る電磁的記録の保存等に併せて、システム関係書類等(システム概要書、システム仕様書、操作説明書、事務処理マニュアル等）の備付けを行うこと

 

 

要件4　見読可能性の確保　施行規則第3条第1項第4号
　帳簿に係る電磁的記録の保存等をする場所に、その電磁的記録の電子計算機処理の用に供することができる電子計算機、プログラム、ディスプレイ及びプリンタ並びにこれらの操作説明書を備え付け、その電磁的記録をディスプレイの画面及び書面に、整然とした形式及び明瞭な状態で、速やかに出力できるようにしておくこと

 

 

要件5　検索機能の確保　施行規則第3条第1項第5号
　帳簿にかかる電磁的記録について、次の要件を満たす検索機能を確保しておくこと
(イ)取引年月日、勘定科目、取引金額その他のその帳簿の種類に応じた主要な記録項目を検索条件として設定できること
(ロ)日付又は金額に係る記録項目については、その範囲を指定して条件を設定することができること
(ハ)二つ以上の任意の記録項目を組み合わせて条件を設定することができること

 

上記を見ても何が記載されているか分かりづらいです。
弥生会計のホームページに記載されている要件がわかりやすいです。

 

 

書類を保存しなかった場合

書類を保存しなかった場合、過料（罰金）の支払いや経費を否認されるなどの可能性がありますが、今までの税務調査でそこまでされたという話しは聞いたことがありません。
しかしながら青色申告の取消や申告のやり直しになるケースは多々あります。
青色申告が取り消されると欠損金が繰り越しできなくなったり、個人事業主では青色申告特別控除などの恩恵が受けられなくなります。
申告のやり直しの場合は、追加の税金に対して延滞税や加算税が課せられます。
書類を保存しないと不利益になることは間違いないので、書類はしっかりと保存するようにしましょう。

 

 

まとめ

状況に応じて保存期間がバラバラで煩雑です。
書類の量や保存場所の広さにもよりますが、上記の通りに細かく書類を分けて保管するのも大変なので、それぞれの最長期間（法人であれば10年、個人事業主であれば7年）で全てまとめて保存してしまうことをおすすめします。