電子帳簿保存法(電子取引で受領・発行した場合)|TMK記帳代行サービス

電子帳簿保存法(電子取引で受領・発行した場合)

 

令和4年1月1日より電子帳簿保存法が改正されました。
データ保存の要件が大幅に緩和されましたが、一方で電子取引(ダウンロードやメール添付)で受領・発行した領収書や請求書など、今までは印刷して用紙での保存が可能でしたが、改正後は用紙での保存が認められなくなり、電子データのままPDF等での保存が義務付けられました。

 

電子保存の義務化が2年の猶予されることになり、2023年(令和5年)12月31日までの2年間は一定の要件下で引き続き電子取引を紙で保存することができるようなりました。
※「義務化の猶予」であり、「延期」ではないので注意が必要です。

一定の要件下とは、

・当該電子取引の取引情報を、電子帳簿保存法第7条が定める保存要件に従って保存をすることができなかったことについてやむを得ない事情があると認められること
かつ
・出力書面によって適切に保存していること(質問検査権に基づく書面の提示または提出の求めに応じられるようにしていること)
とされています。

 

 

具体的には下記の「真実性の要件」「可視性の要件」を満たす必要があります。

 

真実性の要件

下記のいずれかの要件いずれか一つを満たす必要があります。

 

@タイムスタンプが付与されたデータを授受
Aデータを受領後、こちらでタイムスタンプを付与
B訂正又は削除を行った場合に、その内容を記録できるシステムまたは訂正又は削除ができないシステムでの授受及び保存
C「正当な理由がない訂正及び削除の防止に関する事務処理の規定」の備付け

 

電子帳簿保存法一番簡単なのはCで、下記リンク先にある「電子取引データの訂正及び削除の防止に関する事務処理規程」を参考に作成していただければ大丈夫です。
「電子取引データの訂正及び削除の防止に関する事務処理規程」(外部リンク)

 

 

可視性の要件

下記の全ての要件を満たす必要があります。

 

@電子計算機処理システムの概要を記した書類の備付け
電子帳簿保存法自社開発プログラムを利用する場合に限るようなので、該当しなければ関係ありません。

 

Aカラーディスプレイ、カラープリンタ(カラースケールで保存の場合)などの見読可能装置の備付け

 

B検索機能の備付け
電子帳簿保存法消費税の免税事業者は、検索機能を備え付ける必要はないようです。 
電子帳簿保存法取引年月日、取引金額、取引先の検索が出来るようにする必要がありますが、PDFなどのファイル名自体に取引年月日、取引金額、取引先を入れて保存していただくのが簡単だと思います。(例:2022年(令和4年)10月31日に株式会社国税商事から受領した110,000円の請求書 ⇒「20221031_轄草ナ商事_110,000」)

 

 

参考資料

電子帳簿保存法Q&A(外部リンク)

 

 
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